W skład Grupy Rafineria Trzebinia wchodzą cztery spółki. Każda z nich charakteryzuje się innym profilem działalności, dlatego też głównym celem, jaki miał zostać spełniony po wdrożeniu systemu klasy ERP, było ujednolicenie wszystkich procesów biznesowych zachodzących w spółkach Grupy. Jednocześnie rozwiązanie miało być odpowiednio dopasowane do specyfiki działania poszczególnych firm. W przypadku spółki Naftowax, ze względu na charakter działalności przedsiębiorstwa, największy nacisk kładziono na informatyczne wsparcie procesu produkcji.

Fabryka Parafin Naftowax Sp. z o.o. jest jedną ze spółek należących do Grupy Kapitałowej Rafineria Trzebinia. Firma stale się rozwija i wprowadza do swojej oferty nowe produkty, a także modernizujmye i automatyzuje procesy produkcyjne, spełniając przy tym europejskie wymagania określane znakiem jakości RAL.

Firma jest liderem innowacji w produkcji parafin w Polsce. Parafiny oferowane przez Naftowax są produktami najwyższej jakości. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii fabryka oferuje produkty spełniające wymagania odbiorców zarówno polskich, jak i zagranicznych. Na bazie parafin, mikrowosków oraz wosków naturalnych, spółka produkuje szereg wyrobów wykorzystywanych w przemyśle kosmetycznym, spożywczym, farmaceutycznym, gumowym i drzewnym. Celem uzupełnienia oferty planowane jest rozwinięcie handlu specjalistycznymi mikrowoskami oraz zapachami i barwnikami do świec.

Wyzwanie Przed uruchomieniem projektu żadna ze spółek nie korzystała ze zintegrowanego systemu informatycznego. Dotychczas tylko Rafineria Trzebinia posiadała dział informatyki, który zarządzał całą infrastrukturą w ramach Grupy oraz świadczył usługi wsparcia dla aplikacji. Poszczególne komórki organizacyjne w spółkach korzystały z odrębnych systemów informatycznych. Część danych przechowywana była w niezintegrowanych, zewnętrznych systemach, co powodowało wydłużenie czasu przekazywania informacji z jednej aplikacji do drugiej. Obieg informacji zarówno pomiędzy działami firmy, jak i ściśle ze sobą współpracującymi spółkami, odbywał się również przy pomocy dokumentów papierowych. Były to procesy czasochłonne, które powodowały dodatkowe obciążenie pracowników i obniżenie efektywności ich pracy.

Przy rozliczaniu kosztów produkcji korzystano głównie z arkuszy kalkulacyjnych. Wszystkie działania związane z procesem produkcyjnym były ręcznie wprowadzane do arkuszy kalkulacyjnych, a poszczególne osoby pracowały na odrębnych dokumentach. Dane były zatem rozproszone i często wielokrotnie przepisywane.

Rozwiązanie

Podczas wyboru odpowiedniego rozwiązania brano pod uwagę różne systemy. Proces decyzyjny był długi, ponieważ należało uwzględnić potrzeby wszystkich czterech spółek o różnym profilu działania w ramach jednego wdrożenia. O przewadze systemu Microsoft Dynamics AX zadecydowały takie właściwości jak: zintegrowany z nim, zaawansowany moduł produkcji procesowej, otwarty kod źródłowy systemu, który zapewnia skalowalność wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, a także korzystny sposób licencjonowania produktu. Dla przedsiębiorstwa Naftowax kluczowym elementem wdrożenia był moduł dedykowany do obsługi produkcji. Na dostawcę systemu wybrano I&B Consulting, ponieważ jako jedyny z oferentów zaproponował rozwiązanie rozliczenia produkcji procesowej w oparciu o specjalnie do tego stworzony moduł Fullscope. I&B Consulting zyskało przewagę nad konkurentami dzięki metodyce wdrożeń i rozwiązaniu dotyczącym kwestii organizacyjnych związanych z realizacją wdrożenia. Firma zaproponowała jednoczesną implementację rozwiązania w czterech przedsiębiorstwach, co przyniosło znaczną oszczędność czasu i kosztów wdrożenia. Istotnym elementem przy wyborze dostawcy były także wysokie kompetencje I&B Consulting, potwierdzone imponującym wskaźnikiem wdrożeń zakończonych sukcesem oraz doświadczony, etatowy zespół wdrożeniowy. Nie mniej ważna była filozofia spółki nakierowana na długofalową współpracę z klientem, bazująca na wysokich standardach merytorycznych i etycznych, potwierdzona licznymi referencjami.

Jak to działa?

Zakres wdrożenia systemu Microsoft Dynamics AX w przedsiębiorstwie Naftowax obejmował obszar finansów, logistyki, gospodarki magazynowej, środków trwałych i produkcji. W pierwszym etapie prac związanych z wdrożeniem przeprowadzono analizę biznesową w obszarach finansów, logistyki (sprzedaż, zakupy, gospodarka magazynowa) i produkcji standardowej. Przystąpiono również do wstępnego zaprojektowania procesów biznesowych na bazie rozwiązania produkcji procesowej. Zamodelowany został proces rozliczania kosztów bezpośrednich i pośrednich produkcji procesowej. W drugim etapie nastąpiła migracja danych, a następnie uruchomiono system we wszystkich jego obszarach.

Produkcja procesowa

Ponieważ działalność firmy Naftowax skupia się na produkcji parafin, szczególną wagę w procesie wyboru systemu przywiązywano do wyboru takiego rozwiązania, które w pełni zaspokajałoby potrzeby związane z procesami produkcyjnymi przedsiębiorstwa. Specyfika działania firmy Naftowax oraz wieloetapowość produkcji wymagała dokładnie takich funkcji, jakie oferuje moduł produkcji procesowej Fullscope, który w połączeniu z produkcją standardową zawartą w systemie Microsoft Dynamics AX oferuje kompletne rozwiązanie. Zapewnia ono nadzorowanie produkcji na wszystkich etapach przetwarzania, zaczynając od zwolnienia partii przyjętej od dostawcy i rozdzielenia określonych surowców do konkretnej produkcji, aż do momentu sprzedaży. W Naftowax produkcja procesowa występuje na pierwszym etapie produkcji (tzw. produkcja rozkładowa) – podczas procesu przeróbki gacza parafinowego. Proces ten polega na odparafinowaniu, w rezultacie czego uzyskuje się wysokiej klasy parafiny i mikrowoski. Dzięki takiej konfiguracji systemu, szef produkcji ma pełną kontrolę nad wszystkimi etapami procesu wytwarzania. Wszelkie szczegółowe, wielowymiarowe informacje o wydajności produkcji, poziomie zapasów czy produktach ubocznych są na bieżąco widoczne w systemie, a raz wprowadzone dane są widoczne dla wszystkich uprawnionych użytkowników aplikacji.

Rozliczanie kosztów bezpośrednich i pośrednich

Z nowym systemem znacznie usprawnione jest rozliczanie produkcji. Wyroby gotowe ewidencjonuje się po koszcie rzeczywistym, a przy księgowaniu kosztów pośrednich związanych z produkcją są one przypisywane do poszczególnych grup produkcji lub do wybranej produkcji. Na koniec miesiąca koszty pośrednie są automatycznie ‘doksięgowywane’ do zleceń produkcyjnych, kluczem wartościowym na podstawie wcześniej zaksięgowanych kosztów bezpośrednich.

Obsługa kontrahentów zagranicznych

W znacznym stopniu zautomatyzowana została także obsługa kontrahentów zagranicznych. Moduł księgowo-finansowy pozwala wystawiać faktury w walutach obcych. Co więcej, system automatycznie pobiera aktualne kursy z tabeli kursów walut. Przy zamykaniu transakcji automatycznie naliczane są różnice kursowe. Firma zyskuje więc pewność, że wszystkie koszty zostaną prawidłowo rozliczone.

Automatyzacja procesów księgowania

Dzięki rozwiązaniu skrócił się czas obsługi rozrachunków zarówno w zakresie należności, jak i zobowiązań. Rejestry VAT tworzą się w sposób automatyczny podczas księgowania zakupów i sprzedaży (zarówno krajowej, jak i zagranicznej). Funkcje te wspomagają użytkowników systemu w prowadzeniu rozrachunków z odbiorcami.

Przepływ informacji

Naftowax poszukiwał systemu, który oprócz wsparcia procesu produkcji rozwiązałby też problem przepływu informacji w firmie. Pracownicy magazynu oraz działu zakupów musieli radzić sobie z dużą ilością dokumentów papierowych. Porządkowanie dokumentacji i wprowadzanie jej w obieg zabierało niezmiernie dużo czasu. Ponieważ do tej pory firma korzystała z kilku systemów, przekazywane dane były rozproszone. Po wprowadzeniu systemu Microsoft Dynamics AX znacznie zwiększyła się szybkość przepływu informacji. Teraz wszystkie dane znajdują się w jednym zintegrowanym systemie i w odpowiednim momencie automatycznie przekazywane są do poszczególnych działów, a ponadto można je szybko i wygodnie wyszukać. Takie rozwiązanie z jednej strony pozwala użytkownikom systemu zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność swoich działań, z drugiej zaś zapobiega zagubieniu ważnych dokumentów.

Korzyści biznesowe

• Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX we wszystkich czterech spółkach ułatwiło komunikację między zakładami oraz zapewniło informatyczne wsparcie we wszystkich obszarach ich działalności.
• Niezwykła elastyczność oraz rozbudowana funkcjonalność wszystkich modułów zapewnia możliwość ciągłego rozwijania systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
• Zaimplementowany system pozwolił znacznie zwiększyć szybkość przepływu informacji.
• Wyeliminowano wiele błędów związanych z wielokrotnym, ręcznym wprowadzaniem tych samych danych przez różne działy firmy.
• Integracja modułów systemu zapewnia spójność informacji pochodzących z różnych źródeł.
• Znacznie skrócony został czas obsługi rozrachunków z odbiorcami zarówno w zakresie należności, jak i zobowiązań.
• Zautomatyzowano proces tworzenia rejestrów VAT podczas księgowania zakupów i sprzedaży (krajowej i zagranicznej).
• Dostarczono narzędzi umożliwiających sprawowanie dokładnego nadzoru na wszystkich etapach produkcji. Dzięki temu system uwzględnia wszystkie wymagania związane z wytwarzaniem i przechowywaniem produktów, a także częste zmiany przepisów i modyfikacje wyrobów.
• Niezmiernie ważny dla Naftowax proces produkcji procesowej został zautomatyzowany i zoptymalizowany.
• Moduł Fullscope zintegrowany z modułem produkcyjnym w systemie Microsoft Dynamics AX nie tylko odzwierciedla podstawowe procesy produkcyjne i dostosowuje się do unikalnych wymagań procesu produkcji, ale także umożliwia jego nadzorowanie na wszystkich etapach.
• Moduł ten zapewnia zintegrowanie funkcji związanych z planowaniem, zarządzaniem oraz dystrybucją produktów gotowych, odpadów, produktów ubocznych, jak również zaopatrzeniem oraz rozliczeniem kosztów związanych z produkcją, dostosowując się przy tym do specyficznych wymogów prawnych.
• Obsługuje on strategie rotacji zapasów, uwzględniając przy tym daty ważności oraz parametry przechowywania produktów w zbiornikach.
• Moduł Fullscope pozwala na rejestrację produktów pod względem specyfikacji składników czy wymagań jakościowych.
• System umożliwił ewidencje wyrobów po kosztach rzeczywistych. Wyrób może być sprzedany zaraz po wyprodukowaniu, nawet jeśli nie są jeszcze zarejestrowane wszystkie koszty związane z produkcją. Handlowiec widzi wówczas szacowaną marżę osiągniętą na wyrobie. Po zakończeniu miesiąca w raportach widać marżę rzeczywistą.
• Aż o 7 dni przyspieszone zostało raportowanie danych na zakończenie miesiąca, co stanowi znaczną oszczędność czasu, zwłaszcza dla przedsiębiorstw działających w grupach kapitałowych.

Referencje

Z nowym systemem zyskaliśmy pełną kontrolę nad firmą. Możemy na bieżąco monitorować dowolne procesy, analizować je i wyciągać wnioski, a dzięki temu lepiej planować poszczególne prace i optymalizować wykorzystanie zasobów. – wyjaśnia Marek Kobak, Członek Zarządu, Naftowax Sp. z o.o.

Źródło: www.microsoft.com