Firma Noban zajmuje się handlem hurtowym papierosami, artykułami tytoniowymi, drobnymi akcesoriami oraz farmaceutykami dostępnymi bez recepty. Prowadzi również dystrybucję doładowań do telefonów komórkowych zarówno w postaci kart zdrapek, jak i poprzez terminale płatnicze. W centrali oraz 13 oddziałach w południowo-zachodniej Polsce zatrudnionych jest 50 osób. Handel realizowany jest zatem w 14 punktach. Ponadto firma zatrudnia kilkunastu vansellerów, którzy codziennie odwiedzają swoich klientów, prowadząc sprzedaż bezpośrednią i zbierając zamówienia.

Potrzeby

Przed wdrożeniem zintegrowanego systemu Navireo firma pracowała na trzech różnych programach obsługujących sprzedaż poszczególnych artykułów (papierosy oraz wyroby tytoniowe, karty i doładowania, farmacja). Praca w oddziałach odbywała się na autonomicznie działających aplikacjach. Całość łączył system finansowo-księgowy, który za pomocą kilku zewnętrznych programów w sposób półautomatyczny ewidencjonował sprzedaż i rozrachunki z kontrahentami. Taki sposób organizacji przetwarzania danych był bardzo skomplikowany i wymagał bardzo dużo pracy związanej z synchronizacją danych z kilkunastu odrębnych aplikacji. Z tego powodu rzeczywisty stan przedsiębiorstwa znany był raz w miesiącu po synchronizacji wszystkich danych. Powodowało to również inne problemy wynikające między innymi z powielania kartotek kontrahentów, a w konsekwencji trudności w uzgodnieniu rozrachunków. Wszystko to uniemożliwiało sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Celem, jaki firma chciała osiągnąć przez wdrożenie nowego systemu, była przede wszystkim możliwość bieżącego analizowania procesów biznesowych zachodzących w firmie, a także uproszczenie sposobu przetwarzania danych, zunifikowanie stanowisk sprzedaży i zautomatyzowanie procesów księgowania dokumentów.

Najistotniejszymi problemami naszego dotychczasowego systemu informatycznego były niska wydajność przetwarzania danych oraz brak kontroli nad spójnością nomenklatury towarów i kontrahentów – mówi Zbigniew Kowalczyk, lider projektu wdrożenia. - Brak wydajności był szczególnie dotkliwy podczas tworzenia zestawień i generowania comiesięcznych sprawozdań branżowych. Brak spójności nazw towarów i kontrahentów natomiast powodował utrudnienia w zarządzaniu wartością magazynu i windykowaniu należności.

Wdrożenie

Wdrożenie przeprowadził partner Insertu, firma CEnter z Nysy. Zespół wdrożeniowy liczył dwie osoby. Obaj wdrożeniowcy analizowali potrzeby firmy i poszczególnych użytkowników systemu oraz współtworzyli projekt wdrożenia, a także prowadzili szkolenia pracowników. Lider wdrożenia tworzył rozwiązania własne oraz analizy i zestawienia zaimplementowane w systemie.

Wdrożenie składało się z czterech etapów. Najpierw przeprowadzono analizę przedwdrożeniową - etap ten trwał miesiąc. W tym czasie zespół wdrożeniowy rozmawiał z pracownikami wszystkich działów przedsiębiorstwa, opisując procesy biznesowe realizowane przez poszczególnych pracowników. Efektem działań w tym okresie był projekt wdrożenia, czyli najważniejszy w całym procesie dokument, który określił zakres i harmonogram dalszych prac

Etap drugi obejmował szkolenia personelu – ze względu na zaplanowany termin uruchomienia wersji produkcyjnej systemu tuż po Nowym Roku, obejmował przede wszystkim szkolenie pracowników działu sprzedaży i vansellerów. Szkolenia trwały dwa tygodnie, w sumie wzięło w nich udział ponad 30 osób.

W trzecim etapie nastąpiło przeniesienie danych kartotekowych oraz danych o rozrachunkach z kontrahentami. Proces ten rozłożony był na trzy części: próbne przeniesienie danych kartotekowych na 2 tygodnie przed właściwym przeniesieniem danych, ostateczne przeniesienie danych kartotekowych w ostatnim dniu pracy w starym roku oraz przeniesienie rozrachunków w tydzień po uruchomieniu wersji produkcyjnej.

Ostatni etap obejmował opiekę powdrożeniową i szkolenie pracowników działów księgowości oraz kadrowo-płacowego. Etap ten trwał 2 miesiące, w czasie których zespół wdrożeniowy pomagał rozwiązywać bieżące problemy, tworzył nowe zestawienia i analizy, a także modyfikował kompozycje pulpitów użytkowników oraz ich uprawnienia. W tym czasie odbywały się też szkolenia pracowników działów księgowości i kadrowo-płacowego, które ze względu na duże nasilenie prac w tych działach związane z zakończeniem roku i koniecznością uzgodnienia rozrachunków nie mogły odbyć się wcześniej.

System został wdrożony na ponad 30 stanowiskach stacjonarnych oraz na 11 stanowiskach mobilnych pracujących na palmtopach i mobilnym Navireo. Ze względu na zmianowy charakter pracy łączna liczba zapisanych w systemie użytkowników przekracza 60.

W czasie wdrożenia głównym problemem było takie zsynchronizowanie działań na poszczególnych etapach, aby z jednej strony nie sparaliżować bieżącej pracy firmy, z drugiej jednak osiągnąć efekt finalny w postaci terminowego uruchomienia wersji produkcyjnej systemu. Wysiłek zespołu wdrożeniowego i pracowników firmy Noban zaowocował tym, że przejście na nowy system odbyło się praktycznie w ciągu jednego dnia, a pierwsze faktury sprzedaży wygenerowane zostały 4 stycznia.

Korzyści

W efekcie wdrożenia systemu ERP Navireo firma zyskała bieżącą kontrolę nad procesami biznesowymi. System umożliwił monitorowanie zapasów magazynowych, stanu rozrachunków oraz stanu finansów. Stworzone w tym celu zestawienia i analizy dają klarowny obraz firmy. Są one dostępne w czasie rzeczywistym w dowolnym momencie i nie wymagają żadnych specjalnych działań. Zbigniew Kowalczyk, lider projektu wdrożenia:

Już pierwsze tygodnie pracy na Navireo uwidoczniły wiele korzyści wynikających z usunięcia niedogodności poprzedniego systemu. Możliwe stało się m.in. centralne planowanie zamówień, bieżąca kontrola wartości magazynów w poszczególnych oddziałach, księgowanie, a tym samym kreowanie obrazu przedsiębiorstwa na bieżąco, bez konieczności wykonywania wielu skomplikowanych operacji konsolidujących dane. Niemniej jednak, to zamknięcie pierwszego miesiąca odsłoniło pełny potencjał Navireo. Pomimo braku doświadczenia personelu i różnic w sposobie obsługi pomiędzy dotychczasową, DOS-ową aplikacją a windowsowym Navireo, zamknięcie miesiąca przebiegło niemal zupełnie bezproblemowo, a czas potrzebny na wygenerowanie kompletu sprawozdań, z dotychczasowych kilku dni, zmniejszył się do kilkudziesięciu minut. Duża w tym zasługa firmy wdrożeniowej, która poprzez cierpliwe i merytorycznie wyczerpujące szkolenia, przygotowała personel firmy do tego przeskoku technologicznego.

Źródło: www.navireo.pl