Wdrożenie IFS Applications™ w Grupie Powen-Wafapomp SA zapewniło przede wszystkim standaryzację procesów produkcji i realizacji zamówień. System ERP wspomaga ponadto zarządzanie infrastrukturą zakładu, zasobami ludzkimi oraz płacami.

Grupa Powen-Wafapomp SA to przedsiębiorstwo o ponad 100-letniej tradycji, od początku specjalizujące się w produkcji pomp. Pod koniec lat 90. rozpoczęto działania konsolidacyjne zmierzające do połączenia kilku powiązanych już wcześniej kapitałowo firm, działających w różnych lokalizacjach. W roku 2006 nastąpiła ich integracja w jedną spółkę, która, po konsolidacji zmieniła nazwę na Grupa Powen-Wafapomp SA.

Wykorzystując najbardziej sprawdzone doświadczenia połączonych podmiotów utworzyliśmy nową, bardziej wydajną organizację, opartą na wspólnych procesach i wspólnych narzędziach pracy – informuje Piotr Kańtoch, Prezes Zarządu Grupy Powen-Wafapomp SA.

IT SPOIWEM ZMIANY

Integracja firmy w obszarze IT odbywała się stopniowo. Każdy z zakładów wchodzących obecnie w skład Grupy Powen-Wafapomp miał odrębną kulturę organizacyjną, wykorzystywał inne narzędzia wspomagające zarządzanie oraz różne sposoby komunikacji wewnętrznej. Pierwszym krokiem w kierunku integracji systemów było scentralizowanie zarządzania IT i wprowadzenie wspólnego systemu pracy.

Po uporządkowaniu struktury zarządzania IT przyszedł czas na projekty o charakterze inwestycyjnym. Wprowadzono wspólne narzędzia do pracy grupowej, stworzono pierwsze własne aplikacje usprawniające pracę firmy, wdrożono również system CRM obejmujący wszystkie biura handlowe. Ostatnią, najważniejszą fazą procesu integracji było wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP.

Doszliśmy do etapu, gdy dalszy rozwój produkcji i postęp byłby trudny bez profesjonalnego zintegrowanego systemu ERP. Narzędzia wprowadzane w latach 2006-2009 były pewną namiastką systemu zarządzania produkcją w skali firmy, a brak pełnej integracji powodował słabe wykorzystanie ich realnego potencjału – wyjaśnia Piotr Kańtoch.

Przed wdrożeniem IFS Applications™ w Grupie Powen-Wafapomp SA funkcjonowało wiele różnych rozwiązań informatycznych, które nie były ze sobą zintegrowane. Poszukiwaliśmy systemu, który umożliwiłby integrację kluczowych procesów w obrębie jednego rozwiązania oraz zapewnił dostęp bieżący do informacji na temat działalności firmy – dodaje Michał Warkoczyński-Prochownik, Dyrektor ds. Informatyki w Grupie Powen-Wafapomp SA.

CELE BIZNESOWE

Nowa organizacja pracy, standaryzacja procesów i wysoka jakość danych to najważniejsze oczekiwania ze strony Zarządu Grupy Powen-Wafapomp SA. System ERP miał zapewnić wsparcie realizacji kluczowych procesów biznesowych w Grupie, począwszy od produkcji, poprzez zarządzanie projektami, gospodarkę remontową i finanse, po zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami.

Główne cele biznesowe, które chcieliśmy osiągnąć, to ograniczenie kosztów, zwiększenie efektywności i elastyczności działania firmy, dzięki wykorzystaniu zasobów zgromadzonych w systemie ERP. Nasze własne narzędzia już osiągnęły limit swojej funkcjonalności przy tak zróżnicowanej strukturze produkcji, jaką prowadzimy – informuje Tomasz Hefczyc, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor Operacyjny Grupy Powen-Wafapomp SA.

Warto podkreślić, że oferta firmy obejmuje bogaty asortyment produktów, remonty pomp, części zamienne, a także produkty jednostkowe o bardzo dużej złożoności, produkowane na zamówienie. W tych warunkach planowanie produkcji, wymagającej zaangażowania więcej niż jednego zakładu, przy użyciu narzędzi własnej konstrukcji, niezintegrowanych ze sobą, stanowiło bardzo duży problem.

WDROŻENIE IFS APPLICATIONS™

Poszukiwania dostawcy systemu ERP odbyły się w roku 2009. Po wstępnej selekcji ofert ostateczny wybór ograniczył się do rozwiązań dwóch producentów.

O wyborze IFS zadecydowała elastyczność rozwiązania i jego dostosowanie do naszych potrzeb, a także koszt systemu, który w przypadku IFS Applications™ był niższy. Ponadto sposób podejścia do wdrożenia minimalizował ryzyko. Na naszą decyzję miało również wpływ doświadczenie firmy IFS we współpracy z klientami realizującymi produkcję na zamówienie oraz globalna obecność dostawcy – wyjaśnia Tomasz Hefczyc.

Umowę dotyczącą zakupu i wdrożenia systemu IFS Applications™ podpisano w grudniu 2009 roku, a prace rozpoczęły się na początku roku 2010. Projekt obejmował zakłady produkcyjne w Warszawie i Zabrzu.

Nasz zespół wdrożeniowy składał się z około 20 osób. Po etapie szkoleń i pierwszych konsultacji rozpoczęliśmy szerokim frontem prace wdrożeniowe. Główną osią działań był proces realizacji zamówienia, który ze względu na bardzo dużą różnorodność naszej oferty, a także konieczność skutecznej koordynacji działań logistyczno-produkcyjnych w obu lokalizacjach, postrzegaliśmy jako największe wyzwanie tego wdrożenia. Naturalnym przedłużeniem tego procesu w systemie było wdrożenie modułów finansowego, produkcyjnego, dystrybucyjnego, remontowego oraz modułu zasoby ludzkie i płace – informuje Michał Warkoczyński-Prochownik.

Obecnie IFS Applications™ wspiera w Grupie Powen-Wafapomp SA pełny cykl realizacji zamówienia, co oznacza kontrolę nad produktem od konstrukcji, przez opracowanie technologii, produkcję, aż po zarządzanie serwisem i remontami, z pełnym odzwierciedleniem tych działań w systemie finansowym. Jednocześnie wdrożenie objęło zarządzanie infrastrukturą zakładu, zasobami ludzkimi oraz płacami.

OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI

Wdrożenie IFS Applications™ w Grupie Powen-Wafapomp SA umożliwiło integrację środowiska informatycznego funkcjonującego w firmie, doprowadziło do standaryzacji procesu realizacji zamówienia, ułatwiło inwentaryzację zasobów przedsiębiorstwa i usprawniło zarządzanie jego majątkiem. System ERP wspiera procesy produkcji realizowanej w modelu projektowym, zapewnia obsługę kontrolingu oraz wymusza stałą optymalizację procesów biznesowych zachodzących w firmie.

Dzięki IFS Applications™, dostrzegliśmy dużo ostrzej to, jak wiele możemy poprawić w zarządzaniu procesami realizacji zamówień poprzez zastosowanie zaawansowanego zarządzania projektami, które daje ten system. Produkujemy wiele urządzeń jednostkowo, pod specyficzne potrzeby klientów, odnosimy także coraz większe sukcesy na rynku rozwiązań pod klucz. Poza oczekiwaną standaryzacją w obszarach, takich jak produkcja, dystrybucja, finanse, remonty, zasoby ludzkie oraz płace, to jedna z największych korzyści z tego wdrożenia – podkreśla Michał Warkoczyński-Prochownik.

Zdaniem Michała Warkoczyńskiego-Prochownika, ogromny potencjał dla firmy ma moduł serwisowy pozwalający na tworzenie pełnej historii produktów i gromadzenie informacji dotyczących nie tylko ich konstrukcji, ale także wszelkich działań z obszaru wsparcia technicznego, które firma świadczy dla klientów.

Efektywność działania firmy zwiększyła się dzięki wdrożeniu mechanizmów szczegółowej analizy kosztów w momencie ich powstawania. Poprzedni system finansowy był systemem ewidencyjnym i nie zawierał narzędzi kontrolingowych. Obecnie dysponujemy znacznie lepszymi narzędziami do analityki i budżetowania – ocenia Tomasz Hefczyc.

System ERP to dla nas ważny element strategii modernizacji przedsiębiorstwa, niezbędny etap naszego rozwoju, który wymusił analizę procesów, uporządkowanie danych oraz nową jakość współpracy i komunikacji. Wdrożenie IFS Applications™ kończy ważny etap przemian organizacyjnych w naszej firmie, otwierając jednocześnie wspólną drogę do dalszej poprawy naszej efektywności – podsumowuje Piotr Kańtoch.

• Ujednolicenie i standaryzacja procesów w firmie
• Efektywne zarządzanie zamówieniami i planowaniem produkcji
• Dostarczenie narzędzi do realizacji zamówień o charakterze projektowym
• Optymalizacja zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa
• Poprawa przepływu informacji wewnątrz firmy
• Szczegółowa kontrola kosztów
• Wiarygodne dane o rentowności produktów = trafne decyzje
• Nadzór stanów magazynowych i monitorowanie zapasów
• Dynamiczna kontrola zakupu materiałów
• Automatyzacja i usprawnienie wprowadzania danych

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:

• IFS Produkcja™
• IFS Dystrybucja
• IFS Zarządzanie Projektem™
• IFS Remonty™
• IFS Finanse™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 200

GRUPA POWEN-WAFAPOMP SA

Grupa Powen-Wafapomp SA jest największym w Polsce producentem pomp przemysłowych. Wśród odbiorców produktów oferowanych przez firmę są przedsiębiorstwa należące do wielu gałęzi przemysłu, od górnictwa, przez energetykę, przemysł chemiczny, paliwowy i przetwórczy, po przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjne. Klienci firmy otrzymują wsparcie serwisowe w zakresie całego asortymentu pomp. Grupa Powen-Wafapomp SA realizuje także kompleksowe projekty budowy i modernizacji infrastruktury pompowej w systemie „pod klucz”. W zakładach produkcyjnych w Warszawie i Zabrzu firma zatrudnia 600 osób, w tym 40 konstruktorów.

W ostatnim rankingu „Lista 2000” przeprowadzanym corocznie przez dziennik Rzeczpospolita, firma uplasowała się na 6 miejscu w klasyfikacji najbardziej innowacyjnych polskich przedsiębiorstw.

Źródło: www.ifsworld.com