Małe i duże przedsiębiostwa zawsze dążą do zminimalizowania problemów, które powstają w trakcie oceny po zakupie. Firmy starają się obniżać każde potencjalne ryzyko związane z dodatkowymi kosztami. Ten tak zwany dysonans poznawczy prowadzi firmy do wielu pytań o kwestię prawidłowości wyborów. W niektórych przypadkach co wcale nie jest rzadkością, pojawia się poczucie żalu i frustacji. Pojęcie to stosuje się do każdego rodzaju zakupów, a jeszcze bardziej do tych związanych z zakupem oprogramowania ERP ze względu na technologie, która nieprzerwanie nadaje szybkie tempo rozwoju całej branży IT.

Ważnym zadaniem każdego dostawcy oprogramowania ERP jest prawidłowa edukacja klientów o aspektach posiadanego oprogramowania ERP tak, aby w żadnym momencie firma nie czuła się niewygodnie z wyborem, którego dokonała. Jest wiele takich aspektów. Podczas, gdy niektóre są trywialne, inne są bardzo ważne. Jednym z istotnych aspektów, który firmy powinny mieć zawsze na uwadze jest aktualizacja wersji. Istnieje wiele powodów dla których firmy powinny aktualizować wersje oprogramowania.

Nowe funkcjonalności

Jednym z głównych powodów do aktualizacji wersji jest możliwość korzystania z nowych funkcjonalności. Nowe funkcje oprogramowania to najczęściej elementy zaprojektowane przez HansaWorld lub realizacje życzeń klientów. Zawsze może pojawić się taka nowa funkcjonalność, taka nowa cecha, na którą firma czekała, aby móc działać efektywniej i szybciej. HansaWorld zachęca partnerów oraz klientów do przesyłania opinii na temat istniejących funkcjonalności, a także nowych, pożądanych rozwiązań. Staramy się sprostać życzeniom i potrzebom, a przez systematyczną aktualizację wersji Twoja firma ma większe szanse otrzymać pożądane rozwiązanie.

Naprawa błędów

Bądźmy szczerzy, nie istnieje oprogramowania bez błędów. Każdy system ma jakieś błędy. Podczas, gdy niektóre błędy mogą nadal leżeć w kodzie i nie mają żadnego, istotnego wpływu na pracę, inne powodują złość i frustrcję użytkowników. Oczywiście liczba potencjalnych błędów w określonym obszarze oprogramowania zależy od wielu czynników. Dział Zapewnienia Jakości w HansaWorld od lat stosuje najlepsze praktyki i dokłada wszelkich starań, aby zgłoszone błędy były rozpatrywane szybko i skutecznie. Cykl rozwoju daje naszym klientom możliwość zwiększenia szans, że błędy, które mogłyby mieć wpływ na ich działalność są rozpatrywane przed każdą publikacją nowych wersji.

Zgodność przepisów i dostosowanie do istniejącego ustawodawstwa

Oprogramowanie biznesowe zawsze musi być zgodne ze wszystkimi zmianami nałożonymi na przedsiębiorstwa przez różne ustawodawstwa. Czy to nowa ustawa podatkowa, nowa waluta czy nowe regulacje w przepisach dotyczących rachunkowości. Wszystkie przedsiębiorstwa, których dotyczą nowe przepisy i regulacje nie mają innego wyboru jak dostosować się do tych zmian. Chociaż zmiany w przepisach nie występują zbyt często, to HansaWorld jest do nich gotowa i zawsze włącza je do aplikacji po dokładnych testach. Naszym celem jest dostosowanie aplikacji do zmian na czas lub z wyprzedzeniem co umożliwi klientom aktualizację oprogramowania i zapewni pracę zgodnie z obowiązującym wymogami.

Inne powody do aktualizacji wersji

Presję na przedsiebiorstwa w zakresie aktualizacji wersji oprogramowania mogą wywoływać także inne czynniki zewnętrzne. Wsród nich najczęściej wymienia się modernizację sprzętu, aktualizację systemów operacyjnych i urządzeń peryferyjnych. HansaWorld zaleca wszystkim klientom aktualizację do każdej produkcyjnej wersji oprogramowania lub przynajmniej raz na 18 miesięcy. Lepiej wcześniej ustalić plan i budżet dotyczący aktualizacji oprogramowania niż pozostawać w tyle, napotykać nieprzewidziane wydatki i inne komplikacje związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Cykl rozwoju oprogramowania HansaWorld

Od ponad dwudziestu lat działalności HansaWorld doskonali cykl rozwoju oprogramowania. Stosowane przez nas metody, chociaż nie do końca wyjątkowe pozwalają naszym klientom na bezpośrednie zaangażowanie w cały proces rozwoju, zapewniając lepszą kontrolę nad własnym sukcesem. Zawsze mówimy, że oprogramowanie HansaWorld jest elastyczne. Teraz możemy potraktować to jeszcze dokładniej. Ilu dużych dostawców rozwiązań klasy ERP może powiedzieć, że pozwala swoim klientom na pełne zaangażowanie w rozwój produktu? HansaWorld posiada wiele przykładów dynamicznej współpracy pomiędzy działem rozwoju, zespołami zarządzającymi produktem a klientami, które doprowadziły do stworzenia wielu nowych funkcjonalności, a nawet całych modułów, dostępnych teraz jako standard w Zintegrowanej Platformie Biznesowej.

Wersja testowa - faza rozwoju

Jest to faza "tworzenia" w procesie rozwoju oprogramowania, w której dział rozwoju uzupełnia oraz wprowadza zmiany w kodzie. W tej fazie oprogramowanie zmienia się bardzo szybko. Wersja testowa jest testowana wewętrznie wraz z pomocą zaangażowanych partnerów oraz specjalnych klientów testowych, którzy są w stanie przeznaczyć swój czas i zasoby w proces rozwoju. Wersja testowa nie jest zalecana do testowania "na żywo" - na uruchomionym systemie bez zrozumienia i akceptacji ryzyka związanego z pracą na takiej wersji.

Wersja testowa - faza zamknięcia

Kiedy dział rozwoju i zarządzania produktem są ustatysfakcjonowane zmianami kodu w "nowej" wersji, rozpoczyna się właściwe testowanie rozwiązania. Baza danych zostaje zamknięta i wprowadza się tylko niewielkie zmiany, jeśli istnieje taka potrzeba. W fazie zamknięcia dział rozwoju i zarządzania produktem koncentruje się ścisle na weryfikacji i naprawie błędów. Faza zamknięcia jest wbrew powszechnemu przekonaniu najlepszym czasem na rozpoczęcie procesu aktualizacji wersji. Duży odsetek zweryfikowanych błędów jest naprawiany właśnie na tym etapie. Wielu naszych klientów, którzy są gotowi do uruchomienia tej wersji "na żywo" lub "testowo" jest do tego przez nas zachęcanych. Jest to najlepszy sposób, aby zagwarantować, że ta część systemu, z której korzysta Twoja firma jest stabilna i pozbawiona błędów krytycznych. De facto, kto jeśli nie Ty może uruchomić wszystkie rutynowe procesy, aby odszukać i zaraportować poważne błędy, które wpływają na Twój biznes?

Wersja produkcyjna

Wersja produkcyjna to wersja wydana, która jest oferowana i sprzedawana nowym klientom. Po wydaniu nowej wersji wszystkie działania związane z rozwojem produktu są przesunięte w kierunku nowej wersji testowej. I tak cykl rozwojowy rozpoczyna się od nowa. Nasza firma bardzo rzadko naprawia błędy w wersji produkcyjnej lub w starszych wersjach. Po wydaniu wersji naprawiane są tylko poważne i krytyczne błędy. Nie oznacza to oczywiście, że użytkownik powinien zaprzestać zgłaszania problemów po aktualizacji do wersji produkcyjnej. Raportowanie błędów jest kluczowym elementem rozwoju naszego produktu i przyczynia się do poprawy kolejnych wersji produkcyjnych. HansaWorld wydaje średnio jedną wersję produkcyjną w ciągu roku.

Kiedy jest najlepszy czas na aktualizację wersji?

Większość klientów wierzy, że najlepszy czas na aktualizację wersji oprogramowania to "jakiś czas" po wydaniu wersji produkcyjnej. Firmy nie chcą adoptować oprogramowania "na własnej skórze". Zamiast tego czekają, aż inni użytkownicy skorzystają z aktualizacji wersji jako pierwsi i interesują się aktualizacją oprogramowania dopiero wówczas, kiedy są przekonani o stabilności systemu. Takiej konwencjonalnej filozofii nie zaleca się w przypadku korzystania z rozwiązań HansaWorld. Zachęcamy naszych klientów do aktualizacji wersji oprogramowania, gdy jest ona w fazie zamknięcia wersji testowej. Jest to etap, kiedy cały dział rozwoju koncentruje się na weryfikacji i naprawie zgłaszanych błędów. Jedną z korzyści wynikających z aktualizacji wersji w fazie zamknięcia jest to, że firma pozbywa się rzeczywistych obaw związanych z nową wersją przed jej wydaniem jako wersji produkcyjnej.

Czego można się spodziewać w trakcie aktualizacji wersji?

W przeciwieństwie do naszej konkurencji nie chcemy wprowadzać naszych klientów w błąd, mówiąc, że aktualizacja oprogramowania jest zawsze udana, a cały proces nie wiąże się z żadnymi problemami. Należy spodziewać się problemów i przygotować się na znalezienie błędów w oprogramowaniu. Aktualizacja Zintegrowanej Platformy Biznesowej to bardzo "delikatne" zadanie, gdzie poziom trudności zależy od wielu czynników. Wśród tych czynników można wymienić wprowadzone zmiany programistyczne, datę ostatniej aktualizacji, dokładne sprawdzenie listy kontrolnej czy nierealne oczekiwania. Możemy jednak zapewnić, że aktualizacja oprogramowania HansaWorld zajmuje znacznie mniej czasu i wysiłku niż w przypadku rozwiązań konkurencji. Mamy klientów, którzy używają najnowszej wersji i regularnie aktualizują wersję od ponad 10 lat zgodnie z sugerowaną przez nas ścieżką aktualizacji. To nie jedyna rzecz jaka odróżnia nas od konkurencji na rynku rozwiązań ERP. Większość kastomizacji napisanych w HAL (Hansa Application Language) może być aktualizowana z resztą oprogramowania. HansaWorld rozwija system stosując najlepsze praktyki, co pozwala naszym klientom przenosić kastomizacje z wersji do wersji stosunkowo niewielkim kosztem w porównaniu do konkurencji. Większość produktów naszej konkurencji nie dopuszcza możliwości aktualizacji wersji, jeśli zawiera ona kastomizacje lub wymaga ogromnych inwestycji w celu ponownego zaimplementowania zmian do pracy w nowej wersji.

Duże aktualizacje a małe aktualizacje

Niektóre aktualizacje wersji wymagają więcej pracy niż inne. "Duże" aktualizacje wymagają zazwyczaj więcej czasu. Są to uaktualnienia wykonane z jednej wersji produkcyjnej do innej wersji produkcyjnej. Jeśli w wersji produkcyjnej zostanie odkryty błąd krytyczny, poprawka dodana do tej wersji w niektórych przypadkach będzie wymagała kolejnej aktualizacji. Aktualizacje wykonane w ramach tej samej wersji produkcyjnej nie wymagają wiele czasu i pracy - potocznie nazywane są "małym" aktualizacjami.

Scieżka aktualizacji zalecana przez HansaWorld

Naszym klientom zalecamy aktualizacje wersji przynajmniej raz na 18 miesięcy. O ile to możliwe zachęcamy naszych klientów do zaplanowania ścieżki aktualizacji na początku fazy zamykania wersji testowej. Ścieżka aktualizacji powinna składa się z co najmniej z jednej "dużej" aktualizacji oraz kilku "małych".

Planowanie i budżetowanie

Od tej chwili powinno być jasne, że najlepszy czas na aktualizację wersji oporgramowania to początek fazy zamykania wersji testowej. Średnio faza zamykania wersji trwa od 1 do 2 miesięcy. Aby umiejętnie zaplanować aktualizacje wersji w czasie, trzeba najpierw zrozumieć szansę płynącą z korzyści aktualizacji wersji oprogramowania właśnie w fazie zamykania. HansaWorld planuje zamknąć najnowszą wersję 6.2 w drugim tygodniu sierpnia br. Zachęcamy klientów do planowania "dużych" aktualizacji wersji w sierpniu i we wrześniu oraz jednego lub dwóch mniejszych aktualizacji w przeciągu 4 do 6 tygodniu od "dużej" aktualizacji. Klienci powinni zaplanować 1 lub 2 dni na aktualizację z wyłączeniem czasu wymaganego na aktualizację zmian programistycznych (kastomizacja klienta) oraz zarezerwować dodatkowo 1 lub 2 dni w razie potencjalnych problemów do momentu zakończenia aktualizacji. Klienci z kastomizacją powinny zaplanować około 10 minut pracy działu rozwoju na każdy używany plik HAL przed każdą aktualizacją.

Wnioski

Mamy nadzieję, że udało nam się przybliżyć podstawowe aspekty związane z aktualizacją wersji oprogramowania w HansaWorld. To właśnie na dostawcach oprogramowania spoczywa obowiązek zapewnienia informacji co w dużej mierze przekłada się na ocenę związaną z zakupem. Jesteśmy przekonani, że po przeczytaniu tej informacji poczujesz się lepiej poinformowany zwłaszcza, że temat aktualizacji wersji jest często pomijany w procesie sprzedaży.

Źródło: www.hansaworld.com
Autor: Brendan Peo, Dyrektor Generalny HansaWorld