O efektywność szkoleń pytają wszyscy zleceniodawcy. Trzeba przyznać, że owe częste pytania biorą się stąd, że nie wszyscy w ich efektywność wierzą. Interesujące jest, że część klientów w przypadku korekty budżetu tnie przede wszystkim wydatki na szkolenia - „nie mamy teraz czasu na szkolenia"; „tniemy wszystko, co nie ma bezpośredniego związku ze sprzedażą". Z jakich szkoleń wcześniej korzystali?

Wartykule pojawi się próba odpowiedzi na pytanie, jak projektować efektywne (mierzalne) procesy szkoleniowe oraz jak będą one wyglądać w zbliżającej się przyszłości, gdy na rynek pracy wejdzie dynamiczniej Generacja Y. Uważam, że czytelnik powinien być zainteresowany powyższym tematem, szczególnie w trudnych czasach/miesiącach, w których ostatnio żyjemy. Obecna sytuacja jest bardzo ciekawa, dlatego zarówno działy HR, jak również firmy szkoleniowe powinny wyciągnąć z niej wnioski.

INWESTYCJA W PRZYSZŁOŚĆ

Artykuł będzie się koncentrować na efektywności szkoleń, a w szczególności na projektowaniu owej efektywności dla pokoleń, które wkraczają na rynek pracy. Przypomnijmy zatem - Generacja Y to osoby urodzone po 1981 r. Piszący te słowa należy do generacji X (1954-1980 r). Różnica między przedstawicielami generacji X a tymi, którzy wchodzą na rynek pracy lub są na nim od niedawna (pokolenie Y), widoczna jest gołym okiem.

Proszę zapoznać się z tabelką, by uświadomić sobie, jak widzą to naukowcy z kraju gospodarza mistrzostw świata w piłce nożnej w 2010r. Pewnie sami zauważamy te różnice w sposobie korzystania z najnowszych technologii, otwartości, znajomości języków etc. Ja uczę się korzystać z urządzeń, pytając tych, którzy już takowe posiadają - Generacja Y nikogo nie pyta - dla nich większość rzeczy jest intuicyjna. Myślą inaczej, działają inaczej, uczyli się inaczej, inaczej też będą się szkolić, pracując w organizacjach - nie mam co do tego żadnych wątpliwości.

NAGRODA CZY SZANSA ROZWOJU

Dla części zleceniodawców szkolenie jest formą nagrody dla pracownika CU nas każdy raz w roku idzie na jakieś szkolenie"). Tutaj szkolenie jest traktowane podobnie jak wycieczka, upominek etc. Częściej firmy oczekują efektywności projektów - że szkolenie będzie inwestycją, a nie tylko kosztem. Działy odpowiedzialne za wyniki muszą uczestniczyć w projektowaniu szkoleń oraz w wyborze firmy szkoleniowej. Często jest tak, że budżety szkoleniowe znajdują się w dziale HR, który nie jest działem bezpośrednio powiązanym z wynikami sprzedaży. Szkolenia są kupowane według, innego klucza w stosunku do potrzeby działu odpowiadającego za wyniki. Można napisać bardziej otwarcie – często osoby decydujące o zakupie szkoleń, pracujące w działach HR nie czują (nie znają) sprzedaży i aktualnych potrzeb tego działu. Trudno wtedy o zaplanowanie efektywności szkoleń - pracownik sprzedaży potrzebuje czegoś innego, niż otrzymuje.

WYMIERNE EFEKTY

Klasyk zarządzania podkreśla, że trudno zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć. Jak zaprojektować mierzalność procesu szkoleniowego? Mam wrażenie, że jest to czasem prostsze, niż się wydaje. Wymaga jednak zaplanowania szkolenia jako dłuższego procesu, dłuższej współpracy zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Oczywiście uwzględnić należy wszystkie elementy, które odgrywają ważną rolę przy planowaniu efektywności. Jak skonstruowany jest system motywacyjny w firmie? Jakie są uwarunkowania konkurencyjne organizacji? Jakie są relacje między działami firmy - będą współpracować czy szkolenie będzie tylko kolejnym czynnikiem antagonizującym? Z jakimi osobami mamy do czynienia (wykształcenie, nawyk przyswajania wiedzy)? Jaka treść i forma przekazu będą dla nich najodpowiedniejsze? Czy szkolenie w ogóle jest potrzebne? Może problem można rozwiązać w inny sposób? I najważniejsze -jaki jest cel biznesowy działu zlecającego szkolenie? Jakie wymierne efekty chce osiągnąć? Po latach pracy jako trener dochodzę do wniosku, że klienci raczej nie wiedzą, jak skutecznie planować taki proces -jednocześnie, tak jak na sprzedaży i marketingu, na szkoleniach znają się wszyscy. Słowem, niełatwo jest zaplanować, a szczególnie doprowadzić do końca zaplanowany projekt. Generalnie, uwzględniając wszystkie powyższe elementy, można skonstruować proces szkoleniowy, który będzie mierzalny i zrealizuje stawiane przed nim cele biznesowe - będzie przez to efektywny. Technologia i możliwość analizy pracy naszych zespołów sprzedażowych ułatwia nam tworzenie efektywnych szkoleń. Można posłużyć się przykładem firm działających w branży detalicznej - tam liczony jest każdy klient wchodzący do sklepu, analizowany jest każdy element sprzedaży, w każdej godzinie pracy personelu. Dysponując pełnymi danymi na temat funkcjonowania biznesu, możemy skonstruować projekt szkoleniowy oparty o cele, które zostaną zmierzone. Nie chcę powiedzieć, że zawsze się to uda, nie tylko firma szkoleniowa ma wpływ na ostateczny efekt. Z praktyki wiem, że tego typu procesy są jednak skutecznie realizowane.

ZAANGAŻOWANIE PRACOWNIKÓW

Niemożliwe jest zaplanowanie skutecznego i efektywnego procesu bez zadań, za które pracownicy firmy zlecającej będą odpowiedzialni. Zmiana pewnej postawy, wdrożenie oczekiwanych zmian, nauka nowych umiejętności wymaga czasu. Nie da się zmienić postępowania bez ciągłego mówienia, powracania do kluczowych zagadnień przez menedżerów organizacji. Oczekiwanie szybkich zmian to czekanie na cud. Dorośli przyswajają wiedzę, filtrując rzeczy nowe przez swoje doświadczenie. Potrzebują czasu, aby przekonać się do nowych koncepcji. Niestety organizacje zatrudniając firmy szkoleniowe, często rezygnują z działań wspierających (każdy menedżer ma przecież multum własnych zadań). Trudno jest w trakcie krótkiego spotkania z pracownikiem firmy (szkolenie trwa jeden, dwa dni) być pewnym, że wdroży on przekazywane informacje. Od tego są przedstawiciele firmy. I to tyle o przeszłości, która jeszcze przez chwilę będzie teraźniejszością. Pisząc powyższe zdania, czułem się, jakbym pisał o perspektywach podróży dyliżansem, wiedząc, że właśnie wymyślono pociąg. Czuję się, jakby w późnym średniowieczu, z moimi kolegami mnichami zastanawiał się, jak usprawnić proces powstawania rękopisów w przededniu wynalezienia druku przez Gutenberga w roku 1455. Dlaczego? Technologia zmieniła wiele dziedzin naszego życia i musi zmienić sposób, w który korzystamy ze szkoleń. Każdy z nas może wskazać kilkanaście (kilkadziesiąt) dziedzin, które w jego życiu zmienił internet.

Przedstawmy wady aktualnych procesów szkoleniowych (bez wykorzystania e-learningu i najnowszych technologii):

• koszt - dzień szkoleniowy jako jednostka rozliczeniowa (skoro już jadą, niech dzień lub dwa ćwiczą, choć często to nie jest najbardziej efektywne). Szczególne horrory to skoszarowane pięciodniowe szkolenia wdrożeniowe w firmach;
• mała elastyczność i często brak spójności;
• wolny sposób docierania z informacją
• w dużych rozproszonych strukturach;
• koszty niezwiązane bezpośrednio
• z przekazywaniem wiedzy (hotel, dojazdy,
• czas poświęcony na podróże);
• w wielu branżach jeden dzień szkolenia
• wyczerpuje cały budżet szkoleniowy
• na osobę - jeden dzień szkolenia na
• 365 dni w roku - czy to może być efektywne?
• brak uwzględniania nieformalnego
• przekazywania wiedzy;
• brak narzędzi do szybkiego reagowania
• i korygowania programów szkoleniowych.

ZMIANA PODEJŚCIA

Poniżej przedstawiam wyniki ankiet przeprowadzonych po e-learningowym szkoleniu dla wolontariuszy Międzynarodowej Konferencji Klimatycznej COP 14, która w grudniu 2008 r. odbyła się w Poznaniu. Wolontariuszami były osoby młode traktujące szkolenie jako przygodę oraz możliwość podniesienia swoich kwalifikacji. Poniżej przedstawione są odpowiedzi na nieobowiązkową ankietę. Oceniano w niej kursy e-learningowe wspierające tradycyjne szkolenia, na których wolontariusze dowiadywali się o swoich zadaniach w trakcie konferencji. Oto niektóre wypowiedzi wolontariuszy:

• Uważam, że to bardzo dobry pomysł wprowadzenie takich kursów, gdyż wielu osobom sprawia trudność zapamiętanie wszystkiego, co się tylko raz usłyszy. Internet natomiast jest łatwo dostępny dla wszystkich, a kursy dość dobrze przyswajalne i pomocne.
• Kursy e-learningowe okazały się bardzo przydatnym uzupełnieniem notatek ze szkoleń. Bardzo szybko można było odświeżyć zdobytą wiedzę i sprawdzić się podczas testu. Pomysł uważam za trafiony.
• Kursy e-learningowe to fantastyczny, nowoczesny sposób przekazywania wiedzy. Oby był wykorzystywany jak najczęściej! (Na uczelni też powinien być taki sposób nauki...).
• Kursy e-learningowe bardzo pomogły przyswoić mi informacje, których na szkoleniu było za dużo. Dodatkowym walorem była możliwość wybrania sobie czasu, kiedy chcemy te kursy zrobić. Dlatego też na przyszłość zdecydowanie polecam taki sposób nauki. Uważam, że platforma e-learningowa to dobry pomysł na uzupełnienie, a w niektórych wypadkach zastąpienie tradycyjnych kursów w formie wykładów.

Na podstawie powyższych przypadków oraz na podstawie tego, o czym się mówi na większości konferencji e-learningowych na całym świecie, można postawić kilka tez, jak będą wyglądały efektywne procesy szkoleniowe w najbliższej przyszłości.

• Internet (e-learning, mobile learning, blogi etc.) będą sposobem przekazywania wiedzy w organizacjach.
• E-learning umożliwia ogromną elastyczność - przekazywanie pigułek wiedzy w dowolnych interwałach, proces szkoleniowy trwa permanentnie (przeprowadzono wiele badań na temat skuteczności mikrotreningów, czyli przekazywania pigułek wiedzy w organizacjach, szczególnie wśród zespołów nieprzywykłych do przyswajania dużych porcji wiedzy). Forma, treść i częstotliwość szkoleń będzie zdecydowanie bardziej dostosowana do grup pracowników, które występują w danej organizacji.
• E-learning umożliwia szybką reakcję na zmieniającą się rzeczywistość biznesową.
• Generacja Y wymusi zmiany w podejściu trenera - podstawowe informacje będą przekazywane on-line przed szkoleniem - zadaniem trenera będzie sprawianie, by ludzie doświadczali w trakcie warsztatów, mniej będzie elementu przekazywania wiedzy.
• Wszelkie ankiety przed i po, wszelkie analizy będą możliwe szybko dostarczane i dostępne natychmiast dla zarządów/decydentów.
• E-learning będzie z roku na rok bardziej interaktywny i umożliwi wymianę podobną do tej w sali szkoleniowej.
• Blended learning (połączenie metod szkoleniowych - choćby tradycyjnych warsztatów - z e-learningiem) będzie optymalnym, efektywnym sposobem szkoleń wykorzystującym najlepsze elementy każdej z metod tradycyjnych.

INTERNET TO PRZYSZŁOŚĆ

Aktualnie o tym, w jaki sposób mają się szkolić reprezentanci Generacji Y decyduje Generacja X lub nawet baby boomers (to oni są we władzach i dysponują budżetami). Z roku na rok ta sytuacja się będzie zmieniać i wiele elementów tradycyjnych szkoleń będzie przekazywana on-line. Zdecydowanie zwiększy to efektywność szkoleń i dostosowanie do potrzeb i możliwości zatrudnianych pracowników. Chętnie podejmę polemikę z tymi, którzy uważają, że internet nie wpłynie na rynek szkoleń.

Źródło: Learn UP

Autor: Tomasz Hoffman