Po ofensywie globalnego kryzysu w 2007 roku okazało się, że wiele firm nie jest w stanie funkcjonować w okresie spowolnienia gospodarczego - głównie za sprawą różnic w konkurencyjności poszczególnych podmiotów. Dziś przedsiębiorcy mądrzejsi o tamtą lekcję, wiedzą, że nie mogą być bierni wobec recesji i muszą działać, by nie borykać się potem z problemami finansowymi.

Kryzys spowodował, że tylko wybrane podmioty, które przemodelowały swoje struktury zdołały przetrwać okres recesji. Z raportu przygotowanego przez firmę Coface, międzynarodowego ubezpieczyciela należności wynika, że w 2009 roku upadło w Polsce 691 firm, czyli o 68 proc. więcej niż rok wcześniej.

Na szczęście przedsiębiorcy odrobili ostatnią lekcję i po tamtych wydarzeniach są świadomi negatywnego wpływu zawirowań światowych gospodarek na sytuację ekonomiczną firm. Z najnowszego badania przeprowadzonego przez Instytut Keralla Research dotyczącego sektora MSP wynika, że jest on gotowy na nową falę recesji. Choć przedsiębiorcy obawiają tego, co przyniesie rok 2012, mimo to nie mają zamiaru wstrzymywać się z inwestycjami - 50,3 % badanach deklarowało, że ostatnim kwartale będzie dokonywać zakupów.

Nie panikujmy, inwestujmy

W obawie przed recesją już teraz Polacy szukają sposobów na oszczędności, co może zachwiać pozycją ekonomiczną firm. To zdaniem ekspertów wymusza na przedsiębiorstwach dążenie do osiągnięcia większej konkurencyjności i jeszcze bardziej mobilizuje do tego, żeby decyzje o inwestycjach były podejmowane z rozwagą. W poszukiwaniu oszczędności, firmy gotowe są inwestować żeby w przyszłości zminimalizować wydatki. Niewątpliwie inwestycje stanowią jeden z bodźców, który wpływa na poprawę atrakcyjności rynkowej i co się z tym wiąże sytuacji ekonomicznej organizacji. O tym, że nie warto rezygnować z rozwoju w czasie spowolnienia gospodarczego świadczą sytuacja z 2009 i 2010 roku. Wówczas spadek inwestycji, odegrał znaczącą rolę w pogorszeniu się sytuacji ekonomicznej firm. Sytuacja lepiej wyglądała w IV kwartale 2011 roku - wówczas 10 % przedstawicieli MSP deklarowało zakup oprogramowania.

Budowanie przewagi konkurencyjnej wymaga od firm świadomego ponoszenia kosztów, ponieważ na efekty najczęściej trzeba poczekać – mówi Przemysław Zygmunt, ekspert z firmy AC SOFTWARE, producenta oprogramowania biznesowego.

Szansą dla wielu przedsiębiorców na realizację inwestycji może być Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, która w 2012 ma do rozdzielenia ponad 3 mld zł. Najwięcej bo niemal 1,2 mld zł przeznaczono na integrację systemów informatycznych. Przedsiębiorca ubiegający się o taką dotację musi dostosować własny system do systemów co najmniej dwóch firm.

Zdarza się, że niektórzy z przedsiębiorców w obawie przed recesją w pierwszej reakcji mogą ograniczyć wydatki bądź całkowicie zamrozić wszelkie inwestycje. Praktyka ta mimo, że wydaje się być oczywistą, nie jest receptą na przetrwanie w kryzysie. Dążenie za wszelką cenę do obniżania kosztów działalności i związane z tym nieprzemyślane decyzje podejmowane w okresie dekoniuktury mogą spowodować straty szczególnie w obszarze małych i średnich firm. W przeciwieństwie do dużych przedsiębiorstw, w których problemy nie powodują natychmiastowej utraty płynności finansowej, małe firmy mogą dość szybko popaść w kłopoty. W przypadku braku określonej strategii na przetrwanie kryzysu cięcia kosztów mogą okazać się środkiem doraźnym, który jedynie odwlecze w czasie nieuchronny upadek firmy.

Technologie w natarciu

Prowadzenie małego lub średniego przedsiębiorstwa wiąże się z coraz większymi kosztami, dlatego też tak ważne jest aby osiągać satysfakcjonujące rezultaty przy stosunkowo niskich nakładach finansowych. Wielu przedsiębiorców upatruje szansy na osiągnięcie celów biznesowych w aplikacjach wspierających działania proklienckie czy zarządzanie firmą. Zdaniem ekspertów to dobry kierunek, ponieważ rynek oprogramowania biznesowego nie jest jeszcze nasycony. Profesjonalne aplikacje biznesowe jak np. CRM, czy ERP umożliwiają zdobycie przewagi na rynku, ponieważ ich celem jest podniesienie produktywności firm w zakresie ich komunikacji, obsługi klientów, partnerów biznesowych, zarządzania czasem czy pracy nad projektami. Zdaniem Przemysława Zygmunta z AC SOFTWARE przedsiębiorcy sięgają po profesjonalne oprogramowania typu CRM lub ERP, ponieważ wykorzystywane do tej pory przez poszczególne działy firm niezintegrowane systemy nie przynoszą oczekiwanych efektów.

CRM-y stanowią rzeczywiste źródło korzyści finansowych tylko wówczas, gdy w firmie implementację systemu poprzedzi wcześniejsza analiza przedwdrożeniowa. Jednym z jej celów jest określenie, które z obszarów działalności wymagają usprawnienia. W oparciu o tę wiedzę można planować wdrożenie funkcjonalności odpowiadających potrzebom przedsiębiorstw.

Mimo, że przedsiębiorcy obawiają się tego, co przyniesie 2012 rok, to liczba zapytań ofertowych o aplikacje CRM nie maleje – mówi Przemysław Zygmunt, z firmy AC SOFTWARE, producent systemów CRM. – Firma musi mieć pewność, że rozwiązanie przyniesie wymierne korzyści finansowe, dlatego też obecnie decyzja o wyborze oprogramowania jest podejmowana z dużo większą rozwagą. Zwłaszcza w okresie dekoniunktury częściej rozstrzygnięcie tej kwestii należy do prezesa, który ustala ją z zarządem niż np. pracownika działu IT – dodaje ekspert.

Modułowa budowa aplikacji pozwala precyzyjnie dobrać ją do potrzeb przedsiębiorstw z różnych branż. To gwarantuje, że poszczególni pracownicy otrzymują tylko te informacje, których potrzebują w danej chwili, np. o tym co powinni w danej chwili zrobić, jak powinno być wykonane to zadanie oraz kto może im w tym pomóc. Dostarczenie konkretnych informacji poprzez korzystanie z systemów przekłada się na zwiększenie produktywności od 25 do 60 procent w porównaniu do użytkowania tradycyjnych rozwiązań.

Zdarza się, że świadomość technologiczna czasem przegrywa z obawą przedsiębiorców o nakłady finansowe, które trzeba ponieść w pierwszym etapie. Zazwyczaj sektor MSP postrzega inwestycję jest jako zbyt kosztowną, co odsuwa w czasie wdrożenie oprogramowania. – To jeden z mitów, który nadal pokutuje wśród przedsiębiorców. Modułowa konstrukcja aplikacji CRM oferuje wachlarz rozwiązań, które dobiera się w oparciu o rzeczywiste potrzeby klienta. Przedsiębiorca, który decyduje się na to rozwiązanie nie będzie płacił za elementy, których nie będzie używał – dodaje Przemysław Zygmunt.

Silną stroną przedsiębiorstw jest umiejętność korzystania przez ich pracowników ze wszystkich dostępnych firmie danych. I właśnie m.in. w tym tkwi źródło oszczędności z wdrożenia aplikacji CRM. Przede wszystkim wynikają one z oszczędności czasu, który jest poświęcony przez pracowników na poszukiwanie informacji, zazwyczaj rozproszonych w różnych systemach. Dodatkowym czynnikiem utrudniającym ich znalezienie jest fakt, że dane np. na temat jednego klienta gromadzone są przez pracowników różnych działów. Brak jednolitego dostępu do wiedzy nie tylko utrudnia pracę i wydłuża czas trwania zadania, ale również obniża wydajność pracownika. Według danych IDC pracownicy umysłowi zużywają około połowy swojego czasu pracy na znalezienie potrzebnych zasobów wiedzy. Ułatwienie zespołowi odszukania konkretnych informacji pozwoli skrócić czas działań pracownika i wykorzystać go na realizację innych strategicznych celów. Zwłaszcza w przedsiębiorstwa z rozbudowaną strukturą organizacyjną wdrożenie systemów informatycznych pozwoli zautomatyzować pozyskiwanie, archiwizowanie i przetwarzanie danych. Swobodny dostęp do bazy wiedzy przekłada się również na szybsze podejmowanie trafionych decyzji, co obecnie jest wg przedsiębiorców jednym z ważniejszych wymogów współczesnych firm.

Źródło: ACSoftware