System Business Intelligence przyniesie w firmie korzyści tylko wówczas, gdy odzwierciedlać będzie cały model bizne-sowy przedsiębiorstwa, a dane do analiz będzie czerpał ze wszystkich systemów gromadzących dane transakcyjne w firmie. Patrząc od strony technologicznej systemy transakcyjne są fundamen-tem dla Business Intelligence ? bez nich systemy BI nie mogą funkcjonować.

Systemy Business Intelligence obejmują 5 głównych obszarów działania firmy: Analizy marketingowe, analizy sprzedażowe, analityka finansowa, budżetowanie oraz obszar celów (jak chociażby zrównoważona karta wyników).

Źródłem danych do analiz są zwykle dwa główne systemy transakcyjne w firmie ? ERP (Enterprise Resource Planning) i CRM (Customer Relations Management). W firmach produkcyjnych BI czerpać może dane również z systemów kontroli produkcji.

Gdy na poszczególne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, czy też na moduły składające się na cały system informatyczny firmy, takie jak produkcja, logistyka, finanse czy sprzedaż, spojrzymy z punktu widzenia architektury systemów BI, zauważymy, że dane transakcyjne zbierane są z reguły w wielu miejscach i w różnym czasie. Jedne dostępne są ? np. stan magazynu czy faktura ? natychmiast po wydaniu towaru czy po dokonaniu transakcji. Inne dostępne są dopiero po kilku dniach czy nawet tygodniach ? kwoty płatności kartami kredytowymi, rozliczenia kosztów benzyny czy całego transportu ? jak przyjdą miesięczne faktury od firm kurierskich czy operatorów flot pojazdów.

Ideą systemów BI jest zebranie tych rozrzuconych informacji w jednej hurtowni danych, z której nie obciążając systemów transakcyjnych, można będzie je przeglądać i analizować. Dodatkowo dane te są już wstępnie zagregowane, uporządkowane i często ustandaryzowane czyli znormalizowane (np. pod względem czasowym) Niewątpliwą zaletą korzystania z BI jest dodatkowo fakt, że wszelkie analizy i raporty otrzymujemy praktycznie natychmiast (w ciągu kilku sekund). Trafiają one od razu i bezpośrednio do zainteresowanych użytkowników. Wszelkie analizy prowadzone są przez system BI na danych zgromadzonych w hurtowni danych, stąd też żaden zewnętrzny system ERP czy CRM jest obciążany zapytaniami do swoich baz danych. Powoduje to niezakłóconą pracę działów operacyjnych np. księgowości czy fakturowania sprzedaży.

Wielowymiarowa prezentacja danych

Na czym polega różnica między wielowymiarową, a jedno- czy dwu wymiarową analizą danych doskonale widać na przedstawionym przykładzie.

Raporty i analizy jakie oferują tradycyjne systemy transakcyjne ERP i CRM to płaskie, jedno- lub dwuwymiarowe zestawienia. Przykładowo zestawienie według produktu, według kwartału, czy według regionu.

Patrząc na te trzy zestawienia widzimy, że wszystko jest w porządku, dane są jednorodne, a sumy się zgadzają.

Praktycznie nie mamy żadnych pytań i żadne specjalne wnioski się nie nasuwają. Tymczasem spoglądając na te same dane ale w widoku perspektywicznym ? trójwymiarowym odkrywamy nowe, niepokojące fakty. W tym przykładzie wyraźnie teraz widać, że w przypadku drukarek, w drugim kwartale w Gdańsku i w Warszawie nic nie sprzedano!

Poprzednio ? w jednowymiarowym widoku - nam to zupełnie umknęło. Dostrzegając te zjawiska możemy podjąć jakieś decyzje i działania, które sprawią, że ten przykładowy przychód ze sprzedaży drukarek ulegnie poprawie.

W tym prostym przykładzie mamy do czynienia z zaledwie kilkoma tysiącami złotych, ale w większej skali może się to przecież przekładać na miliony niezauważonych strat w złotych czy euro.

Pojedyncze wartości wskaźników czy płaskie podsumowania mogą łatwo maskować ważne szczegóły. Tymczasem przeglądanie danych z wielowymiarowej perspektywy może odsłonić ukryte prawidłowości czy anormalności (odchylenia), które inaczej nie są widoczne.

Sprawne i szybkie wielowymiarowe analizy danych prowadzone w systemach BI możliwe są dzięki specjalnej strukturze (technologii) baz danych nazywanej OLAP (On-Line Analitical Processing). Kostka OLAP (cube) jest podstawową, standardową strukturą danych w każdym systemie działającym w środowisku hurtowni danych.

Co szczególnie ważne, system Bussiness Intelligence umożliwia niezwykle prostą manipulację wymiarami i oglądanie zestawień w różnych perspektywach. Dzięki temu odkrywając jakąś prawidłowość czy anomalie, można błyskawicznie zmienić perspektywę i głębiej szukać przyczyn. Dzięki OLAP, tego typu manipulacje wykonywać może osobiście, bez niczyjej pomocy, najbardziej zainteresowany ? menadżer najwyższego nawet szczebla ? gdyż manipulowanie danymi w systemach BI jest znacznie prostsze niż manipulowanie danymi w arkuszach (np. niż tworzenie tabel przestawnych, będących namiastką wielowymiarowości w arkuszu).

Kostka OLAP prostsza od kostki Rubika

Kostka OLAP przypomina znaną kostkę Rubika, tylko manipulowanie nią jest zdecydowanie łatwiejsze, a pożądany efekt - każdy menadżer ? może uzyskać równie szybko jak rekordziści układający kostkę Rubika niecałe 7 sekund!

Kostki budujemy składając je z kilku perspektyw danych.

Przykładowo biorąc pod uwagę koszty, na jednej osi umieszczamy czas, na drugiej centra kosztowe na jeszcze innej konta księgowe.

W ten sposób uzyskujemy kostkę zawierającą dane, które możemy analizować w dowolnych przekrojach.

Jeśli, dajmy na to, potrzebujemy przeanalizować dane o innych kosztach IT w czwartym kwartale, to paroma kliknięciami wybieramy jakie wymiary z kostki nas interesują, a system generuje interesującą nas perspektywę prezentacji danych.

Dane zgromadzone w kostce OLAP są już gotowe i przeliczone. Dlatego uzyskanie raportu zawierającego konkretne liczby trwa zaledwie kilka czy kilkanaście sekund.

Chcąc podobne dane uzyskać z sytemu ERP trzeba by przedzierać się przez wszystkie transakcje w danym okresie. Wymaga to mnóstwo czasu i dodatkowo obciąża system. Poza tym zwykły użytkownik, nie znający dobrze systemu ERP, by uzyskać potrzebne zestawienie musi prosić o pomoc informatyków.

Wiarygodność i aktualność danych

Dane do hurtowni danych pobierane są według zdefiniowanych reguł automatycznie z systemów transakcyjnych firmy - co godzinę, co noc, czy co tydzień ? zależnie od potrzeb i charakteru (szybkości zmian) danych. W hurtowni danych budowane są kostki OLAP obejmujące przykładowo takie obszary działalności firmy jak: produkcja, sprzedaż, marketing itd. Wcześniej menadżerowie i analitycy określają jakie dane w jakich perspektywach chcą analizować, a działy informatyczne bądź firma wdrażająca zadba o to, ażeby pobrać odpowiednie wartości z systemu ERP lub CRM.

Użytkownicy czerpią informacje z kostek OLAP za pomocą odpowiednich narzędzi BI i analizują je, tworzą potrzebne raporty i zestawienia.

Substytuty Business Intelligence

Na rynku funkcjonują oczywiście różne substytuty narzędzi Business Intelligence jak chociażby narzędzie uniwersalne w postaci nieśmiertelnego Excella i innych aplikacji raportujących korzystających z po podstawowych danych operacyjnych firmy. Wykorzystywane są też moduły raportujące i analizujące systemów transakcyjnych (ERP, CRM).

Według przeprowadzonego przez Magazyn CFO w 2004 roku badania amerykańskich firm, 74% do planowania i budżetowania używało arkuszy kalkulacyjnych, specjalnych aplikacji analitycznych używało tylko 17%, a 10% używało modułów w systemach ERP. Dziś sytuacja wygląda już znacznie lepiej ? według wstępnych wyników badań ? ok. 10% korzysta z modułów ERP, 25% przeszła na aplikacje analityczne, ale ok. 65% nadal używa arkuszy kalkulacyjnych, jako podstawy do budżetowania i analiz.

Użytkownicy arkuszy narzekają jednak na wiele problemów, ograniczeń i barier wynikających z ich stosowania do analiz i budżetowania w firmie. 80% użytkowników przyznaje, że problemem jest poleganie na indywidualnych arkuszach i ręcznych procesach wprowadzania danych, uaktualniania ich i budowy reguł przetwarzania. Niemal 60% uważa, że przygotowanie arkuszy, modeli i raportów zajmuje zbyt dużo czasu. Na niezgodność i możliwość integracji z innymi systemami narzeka 20%. W integralność tak gromadzonych danych nie wierzy niemal 15% użytkowników, a niemal 10% nie ufają planom i budżetom generowanym za pomocą arkuszy.

Najniebezpieczniejszym i najdotkliwszym następstwem korzystania z arkuszy jest brak zaufania do danych ze strony użytkowników i decydentów.

Kiedy porzucić arkusze kalkulacyjne?

Zanim odpowiemy na to pytanie, warto zastanowić się, dlaczego pomimo uświadamianych problemów i niedogodności firmy wciąż bazują na arkuszach? Odpowiedź jest bardzo prosta ? z przyzwyczajenia i strachu przed zmianami. Prześledźmy jak to wygląda w praktyce.

Pierwsze potrzeby analiz pojawiają się, gdy firma zaczyna szybko rosnąć i jej właściciel czy dyrektor musi podejmować coraz więcej decyzji na podstawie informacji dopływających z różnych działów i od różnych pracowników. Naturalnym jest, że dane te są zbierane i analizowane początkowo w arkuszach kalkulacyjnych. Wraz ze wzrostem firmy, dochodzą kolejne działy czy linie produktowe, stale rośnie liczba danych i arkuszy. I tak z początkowych 5 arkuszy ich liczba szybko przekracza 100, 150 czy jeszcze więcej. Co więcej, dane w arkuszach są ze sobą powiązane, w arkuszach rośnie liczba ukrytych wzorów, reguł, modeli. Nawet jeśli nad tym wszystkim panuje jedna osoba, to bardzo szybko i ona traci pewność, że pamięta jak to wszystko działa. A co w przypadku gdy na miejsce tej osoby przychodzi nowa, by ją wesprzeć, nie myśląc nawet o jej zastąpieniu? Jak to mówią - strach się nawet bać.

Po arkusze sięgamy zwykle dlatego, że są pod ręką i pozornie nic nie kosztują. Ich ?darmowość? jest oczywiście pozorna, bo przecież pakietu Office Microsoft nie rozdaje za darmo ? ale jest on już zwykle w firmie. Kolejnym kosztem - co prawda ukrytym - jest czas pracy osób, które taką aplikację budują. Obydwa te koszty łącznie są zwykle znacznie wyższe w porównaniu do cen aplikacji analitycznych i kosztu ich używania.

Po pewnym czasie firma dochodzi jednak do punktu, w którym już wyraźnie widać, że utrzymanie tych wszystkich arkuszy i praca z nimi w obszarze analiz i budżetowania, stają się bardziej kosztowne niż aplikacja analityczna, specjalnie do tych celów zaprojektowana.

I to jest ten moment, w którym firmy powinny już bardzo poważnie rozważyć inwestycje w systemy typu Business Intelligence. Zwłaszcza, że brak dobrej, bieżącej informacji zarządczej, staje się w pewnym momencie podstawową blokadą w działaniu i rozwoju firmy.

BI ? koszty i zyski

Przy decydowaniu się na nowe narzędzia informatyczne w firmie zastanawiamy się zawsze ile to będzie kosztowało, jak długo będzie trwało wdrażane i jakie przyniesie zyski. Trudno jest oczywiście podać przykładowe koszty w liczbach bezwzględnych ? każde wdrożenie jest inne, dostosowane do potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa.

Na postawie opinii użytkowników rozwiązań BI można jednak powiedzieć, że implementacja takiego systemu zwraca się średnio po 3,5 miesiąca jego eksploatacji. Zyski wynikają m.in. możliwości precyzyjnego planowania zapasów magazynowych i ich rotacji, kontrolowania marż czy szerzej rentowności poszczególnych działań ? i oczywiście ich podniesienia, kontrolowania płynności ? np. optymalizacji kredytów krótkoterminowych. Jeden z użytkowników systemu - sprzedający sprzęt elektronikę i AGD w dużej sieci własnych sklepów w Polsce - twierdzi, że dzięki precyzyjnym raportom i analizom sprzedaży przekonał dostawców sprzętu do wydłużenia terminów płatności ? udowodnił, że sprzęt nie sprzedaje się tak szybko jak przyjmowano. Wielu użytkowników podkreślało również, że źródłem zysków z użytkowania BI jest również zwiększenie szybkości podejmowania decyzji oraz podejmowanie bardziej śmiałych decyzji ? dających większy zysk.

Czas wdrożenia waha się natomiast przeciętnie od 3 do 4 tygodni łącznie ze szkoleniem pracowników. Trzeba tu także stwierdzić, że tak naprawdę większość czasu wdrożenia zajmuje odwzorowanie w systemie BI modelu biznesowego przedsiębiorstwa i definiowanie jakie dane, z jakich systemów i jak często mają być importowane do hurtowni danych oraz jak wygląda wielowymiarowa kostka OLAP. Szkolenie użytkowników systemu sprowadza się praktycznie do maksymalnie kilkugodzinnej sesji w trakcie, której uczestnicy uczą się jak samodzielnie budować raporty, zestawienia i konstruować analizy.

Instalacja systemu BI ? co istotne ? nie przerywa i zakłóca pracy systemów transakcyjnych, z których czerpie tylko dane do hurtowni ? nie powoduje więc przestojów w pracy firmy, co zwykle jest konieczne przy instalacji systemów klasy ERP. Szkolenia natomiast organizuje się często indywidualnie dla każdego z użytkowników, co dodatkowo zmniejsza uciążliwość wprowadzania nowych rozwiązań.

BI bezpieczniejsze niż arkusze

Systemy BI powstały z myślą zapewnieniu łatwego i szybkiego prowadzenia analiz, planowania, obsługi całego procesu controllingu (w tym budżetowania) czyli dostarczania wiarygodnych podstaw do podejmowania decyzji. Systemy powstały znacznie później niż arkusze i praktycznie eliminują ich wszystkie braki i problemy jakie napotykają użytkownicy wykorzystujący je do wspomnianych wyżej zadań.

Wiarygodność danych, raportów i analiz. W przypadku arkuszy to największa bolączka. Zwłaszcza gdy mamy do czynienia z potężnymi strukturami gdzie połączonych jest kilkadziesiąt czy kilkaset arkuszy. W takiej strukturze bardzo trudno jest utrzymać spójność i wyeliminować ryzyko pojawienia się błędów. W systemach BI powiązania są proste, łatwe do sprawdzenia ? dane z innych systemów pobierane są automatycznie.

Elastyczność raportowania. Przy analizie danych i przygotowaniu decyzji i często pojawia się pytania i pomysł na dodatkowe, nietypowe zestawienia. W przypadku raportów budowanych w systemach ERP i w powiązanych arkuszach kalkulacyjnych każdy niestandardowy raport wymaga czasu a często także pomocy działu księgowości i IT. Zajmuje to sporo czasu, a dodatkowo nie mamy pewności czy otrzymamy ostatecznie wszystkie informacje, o które nam chodzi. W systemie BI czerpiącym dane z hurtowni, przygotowanie nietypowego raportu jest bardzo proste ? może go samodzielnie wykonać zainteresowana osoba ? raporty w większości tworzy się metodą ?przesuń i upuść? (drag & drop) czyli wskazujemy w kostce OLAP interesująca nas dane i ?przeciągamy? np. na odpowiednią oś wykresy lub do tworzonej tabeli.

Selektywny, kontrolowany dostęp do danych. W przypadku raportów i analiz niezwykle istotne jest selektywne udostępnianie danych konkretnym działom czy pracownikom ? np. szef działu sprzedaży w Krakowie nie musi, a często nawet nie powinien mieć wglądu w dane i analizy sprzedaży np. w Warszawie. W przypadku arkuszy Excell takie selektywne udostępnianie danych jest mocno skomplikowane i pracochłonne. W systemach BI, takich jak TARGIT można ustawić prawa do danych w tak precyzyjny sposób, że pracownik będzie miał dostęp tylko do przecięcia wybranych danych miar i wymiarów. Później sam system pilnuje, by tworząc raporty, pracownik nie sięgnął, nawet przypadkiem, po nieudostępniane mu dane.

Analizowanie a nie zbieranie i sprawdzanie danych. W systemach BI zbieranie, sprawdzanie i obróbka danych są zautomatyzowane. Pracownicy mają czas na analizowanie danych i wyników analiz. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, większość czasu analitycy spędzają na wyłuskiwaniu i weryfikacji danych oraz sklejaniu arkuszy cząstkowych. Mają również bardzo ograniczone możliwości budowania różnorakich scenariuszy czy wersji wydarzeń, o prognozowaniu już nie wspominając.

Dlaczego w najlepsi sięgają po BI?

Firma analityczna Aberdeen Group pytała dyrektorów finansowych amerykańskich firm różnej wielkości dlaczego sięgają po rozwiązania BI. Badanie przeprowadzono w USA wiosną 2008 roku. 42% z badanych dyrektorów jako najważniejszy powód podało chęć poprawienia dokładności budżetów, 37% - poprawę szybkości reakcji na zmiany uwarunkowań, 34% - skrócenie czasu budżetowania oraz zmniejszenie jego pracochłonności i kosztów. Wśród powodów podawano także potrzebę włączenia w proces budżetowania większej liczby decydentów (26%) i zwiększenie przejrzystości budżetowania (18%).

Dodatkowo Aberdeen Group analizował powody stosowania systemów BI w zakresie planowania i budżetowania wydzielając dodatkowo najlepsze firmy wśród badanych. Przedstawiciele najlepszych wskazywali, że po BI sięgnęli by: zautomatyzować procesy planowania i raportowania (53%), zaangażować w ten proces większą liczbę decydentów (42%) i by stworzyć skonsolidowany widok procesu i wyników (37%).

Ciekawe jest, że dla pozostałych badanych firm (wyłączając te najlepsze), najważniejszym podawanym powodem było: stworzenie formalnego obiegu danych (42%) oraz poprawienie jakości danych (35%).

Podsumowują te wyniki można śmiało powiedzieć, że nawet najlepsze firmy w USA wyraźnie widzą możliwości usprawnienia działania dzięki BI, a te ?słabsze? upatrują w systemach BI możliwości poprawienia jakości danych wykorzystywanych do planowania i podejmowania decyzji.

Ciekawe są również wyniki badania efektów biznesowych, jakie dzięki Business Intelligence uzyskały najlepsze firmy w stosunku do średniej z wszystkich badanych. Aż o 9% wyższe od średniej były w tych firmach współczynniki wygrania oferty, a także uzyskane efekty w stosunku do założonych celów. O 6% krótszy od średniej był cykl sprzedaży, a o 4% był krótszy czas administrowania.

BI zostawia czas na myślenie ?

Najważniejszym efektem wdrożenia systemu BI jest całkowita zmiana sposobu pracy analityków, kontrolerów i menadżerów w firmie.

Przed wdrożeniem systemu BI większość czasu i energii pracowników skupia się na zbieraniu, weryfikacji i aktualizacji danych, przygotowywaniu analiz i raportów, składaniu arkuszy i utrzymaniu ich w jako takiej, spójnej całości. Zwykle niewiele czasu i ochoty zostaje już na prawdziwą analizę wyników, zadawanie pytań, sprawdzanie różnych scenariuszy i wypracowanie decyzji.

Według badań Gartner Group na zbieranie i obróbkę danych poświęcane jest ok. 70% czasu a tylko 30% na wypracowanie decyzji.

Implementacja systemu Business Intelligence odwraca te proporcje - ponad 70% czasu przeznaczone jest na analizowanie danych i podejmowaniu decyzji, a tylko 30% na ich gromadzenie, sprawdzanie i obróbkę.

? i zwiększa szanse na sukces

Wspomniane wcześniej wiarygodne analizy i czas na spokojne przemyślenie i wyciągnięcie wniosków przez podejmującego decyzję menedżera podnosi nie tylko komfort, ale przede wszystkim jakość pracy i trafność podejmowanych decyzji. A to przecież jest kwintesencją sukcesu w biznesie.

Odpowiadając na pytanie ?po co jest Business Intelligence?? można zacytować wspomnianego Petera Druckera: ??Innowacja i wychodzenie w przyszłość, a nie tylko poprawianie starych procesów stanowią ?byt lub niebyt? przedsiębiorstw?.

Źródło: www.solemis.com
Autor: Ryszard Sadowski - Prezes Zarządu Solemis Group SA

ShareTweet